Pamumuno sa Pinansyal na Pagtanggap ng Bisita: Bakit Gusto Mong Gumamit ng Rolling Forecast – Ni David Lund

Hindi na bago ang mga rolling forecast ngunit dapat kong bigyang-diin na karamihan sa mga hotel ay hindi gumagamit ng mga ito, at dapat talaga. Isa itong lubhang kapaki-pakinabang na tool na literal na sulit sa bigat nito. Gayunpaman, hindi ito gaanong kabigat ngunit kapag sinimulan mo nang gamitin ang isa, ito ay isang kailangang-kailangan na tool na dapat mayroon ka bawat buwan, at ang epekto at kahalagahan nito ay karaniwang tumataas at lumalakas sa mga huling buwan ng taon. Tulad ng balangkas sa isang magandang misteryo, maaari itong biglang magbago at magdulot ng hindi inaasahang wakas.

Upang magsimula, kailangan nating tukuyin kung paano tayo bubuo ng isang rolling forecast at ituro ang mga pinakamahusay na kasanayan sa pagbuo nito. Pagkatapos, gusto nating maunawaan kung paano natin ipinapaalam ang mga natuklasan nito at panghuli, gusto nating makita kung paano natin ito magagamit upang baguhin ang direksyon sa pananalapi, na magbibigay-daan sa atin muli ng pagkakataong makuha ang ating mga numero.

Sa simula, kailangan may badyet. Kung wala ang badyet, hindi tayo magkakaroon ng rolling forecast. Isang detalyadong 12-buwang badyet ng hotel na tinitipon ng mga departmental manager, pinagsasama-sama ng financial leader, at inaprubahan ng brand at ng may-ari. Mukhang diretso at madali lang iyon pero hindi naman talaga madali. Magbasa ng sidebar blog kung bakit "napakatagal" gumawa ng badyet dito.

Kapag naaprubahan na natin ang badyet, permanente na itong nakasara at wala nang ibang pagbabago na pinahihintulutan. Nanatili itong pareho magpakailanman, halos parang isang mammoth na gawa sa lana mula sa isang panahon ng yelo na matagal nang nakalimutan, hindi na ito magbabago. Iyan ang papel na ginagampanan ng rolling forecast. Kapag pumasok na tayo sa bagong taon o sa huling bahagi ng Disyembre depende sa iskedyul ng iyong brand, huhulaan mo ang Enero, Pebrero at Marso.

Ang batayan para sa 30-, 60- at 90-araw na pagtataya ay tiyak na ang badyet, ngunit ngayon ay mas malinaw na nating nakikita ang kalagayan sa ating harapan kaysa noong isinulat natin ang badyet noong, halimbawa, Agosto/Setyembre. Nakikita na natin ngayon ang mga talaan, ang bilis, ang mga grupo, at ang gawain ay ang pagtataya bawat buwan sa abot ng ating makakaya habang pinapanatili ang badyet bilang paghahambing. Inihahambing din natin ang ating mga sarili sa parehong mga buwan noong nakaraang taon bilang isang makabuluhang paghahambing.

Narito ang isang halimbawa kung paano natin ginagamit ang rolling forecast. Sabihin nating nagbadyet tayo ng REVPAR noong Enero na $150, Pebrero na $140 at Marso na $165. Ipinapakita ng pinakabagong forecast na medyo malapit na tayo ngunit nahuhuli. Ang REVPAR noong Enero na $130, Pebrero na $125 at Marso na $170. Magkahalo ang badyet kumpara sa badyet, ngunit malinaw na nahuhuli tayo sa bilis at hindi maganda ang larawan ng kita. Kaya, ano ang gagawin natin ngayon?

Ngayon, tayo ay lumilipat at ang pokus ng laro ay mula sa kita patungo sa GOP. Ano ang maaari nating gawin upang mabawasan ang anumang nawalang kita sa unang quarter dahil sa ating hinulaang pagbaba sa kita kumpara sa badyet? Ano ang maaari nating ipagpaliban, ipagpaliban, bawasan, o alisin sa ating operasyon pagdating sa payroll at mga gastos sa Q1 na makakatulong sa atin na mabawasan ang pagkalugi nang hindi namamatay ang pasyente? Napakahalaga ng huling bahaging iyan. Kailangan nating malaman nang detalyado kung ano ang maaari nating idulot sa lumulubog na barko nang hindi ito sasabog sa ating harapan.

Iyan ang larawang gusto nating likhain at pamahalaan. Paano natin mapapanatiling maayos ang mga bagay-bagay hangga't maaari sa ilalim ng badyet kahit na ang pinakamataas na kita ay hindi natutupad gaya ng plano natin sa badyet. Buwan-buwan nating sinusubaybayan at inaayos ang ating mga paggastos hangga't maaari. Sa ganitong sitwasyon, gusto lang nating matapos ang unang kwarter na halos lahat ng ating mga gastusin ay nakadikit pa rin sa ating mga kamay. Iyan ang patuloy na pagtataya.

Bawat buwan, ina-update namin ang susunod na 30, 60, at 90 araw na larawan at, kasabay nito, pinupunan namin ang "aktwal na mga buwan" upang magkaroon kami ng patuloy na lumalawak na pananaw sa hinaharap patungo sa pangwakas na layunin – ang nakabadyet na GOP sa katapusan ng taon.

Gamitin natin ang forecast para sa Abril bilang susunod na halimbawa. Mayroon na tayong aktwal na taya para sa Enero, Pebrero, at Marso! Nakikita ko na ngayon ang mga numero ng YTD para sa Marso at nahuhuli tayo sa kita at GOP na ibinabadyet, kasama ang pinakabagong forecast para sa susunod na 3 buwan at sa wakas ay ang mga naka-budget na numero para sa huling 6 na buwan. Samantala, nakatutok ako sa premyo – ang katapusan ng taon. Malakas ang forecast para sa Abril at Mayo ngunit mahina ang Hunyo, at malayo pa ang tag-araw para maging masyadong excited. Kinukuha ko ang aking pinakabagong forecast na mga numero para sa Abril at Mayo, at nakikita ko kung saan ko mapupunan ang ilan sa kahinaan ng Q1. Nakatuon din ako sa Hunyo, kung ano ang maaari nating isara at tamang sukat para malampasan natin ang unang kalahati ng taon sa o malapit na badyet ng GOP.

Bawat buwan, nagsasagawa kami ng panibagong buwan at isinusulat ang aming pagtataya. Ito ang prosesong sinusunod namin sa buong taon.

Gamitin natin ang forecast para sa Setyembre bilang susunod na halimbawa. Mayroon na akong mga resulta ngayong taon para sa Agosto at maayos ang sitwasyon para sa Setyembre, ngunit ang Oktubre at lalo na ang Nobyembre ay masyadong nahuhuli lalo na sa bilis ng grupo. Dito ko gustong tipunin ang mga puwersa. Ang ating GOP para sa badyet sa Agosto 31 ay napakalapit na. Ayokong matalo sa larong ito sa huling 4 na buwan ng taon. Ginagawa ko ang lahat ng aking makakaya kasama ang aking mga sales at revenue management team. Kailangan nating maglagay ng mga espesyal na presyo sa merkado upang mabawi ang mahinang sitwasyon ng grupo. Kailangan nating tiyakin na ang ating panandaliang pokus ay nakatuon. Ano ang maaari nating gawin upang ma-maximize ang kita at mabawasan ang mga gastos?

Hindi ito rocket science, kundi kung paano namin pinamamahalaan ang badyet. Ginagamit namin ang rolling forecast para mapanatili kaming malapit sa naka-budget na year-end GOP hangga't maaari. Kapag nahuhuli kami, dinoble namin ang mga ideya sa pamamahala ng gastos at kita. Kapag nauuna kami, nagtuon kami sa pag-maximize ng daloy.

Bawat buwan hanggang sa taya ng panahon sa Disyembre, pareho lang ang aming ginagawa kasabay ng aming rolling forecast at badyet. Ganito namin kabisado ang pamamahala. At siya nga pala, hindi kami sumusuko. Ang ilang masamang buwan ay tiyak na nangangahulugan na may magandang buwan sa hinaharap. Palagi kong sinasabi, "Ang pamamahala ng badyet ay parang paglalaro ng baseball."

Maghanap ng isang paparating na artikulo na pinamagatang "Usok at Salamin" kung paano mangako nang hindi sapat at magbigay ng higit na kabayaran sa mga resulta sa katapusan ng taon nang sabay-sabay na punuin ang iyong mga aparador.

Sa Hotel Financial Coach, tinutulungan ko ang mga lider ng hotel at mga koponan sa pamamagitan ng financial leadership coaching, mga webinar, at mga workshop. Ang pag-aaral at paglalapat ng mga kinakailangang kasanayan sa pamumuno sa pananalapi ay ang mabilis na landas tungo sa mas malaking tagumpay sa karera at mas mataas na personal na kasaganaan. Malaki ang aking napapabuting mga resulta para sa indibidwal at koponan na may napatunayang balik sa puhunan.

Tumawag o sumulat ngayon at mag-ayos para sa isang libreng talakayan kung paano ka makakabuo ng isang pangkat ng pamumuno na nakatuon sa pananalapi sa iyong hotel.